Stała obsługa prawna firmy opłaca się przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca regularnie zawiera umowy, zatrudnia pracowników, współpracuje z kontrahentami, prowadzi spory lub podejmuje decyzje mogące powodować skutki prawne i finansowe. W takim modelu kancelaria nie jest angażowana dopiero wtedy, gdy pojawi się problem. Prawnik poznaje działalność przedsiębiorstwa i może reagować wcześniej, zanim błąd przerodzi się w kosztowny spór.
Dla niewielkiej działalności gospodarczej pojedyncza konsultacja prawna raz na kilka miesięcy może być wystarczająca. Sytuacja zmienia się jednak wraz ze wzrostem firmy. Więcej klientów, pracowników, umów, podwykonawców i zobowiązań oznacza również większą liczbę sytuacji, w których decyzja biznesowa ma konsekwencje prawne.
Stała współpraca z kancelarią może wtedy pełnić podobną funkcję jak zewnętrzna księgowość czy obsługa IT. Przedsiębiorca nie musi zatrudniać prawnika na etat, ale ma dostęp do specjalisty znającego jego działalność.
Na czym polega stała obsługa prawna firmy?
Stała obsługa prawna firmy to długoterminowa współpraca przedsiębiorcy z kancelarią lub radcą prawnym obejmująca bieżące konsultacje, przygotowywanie dokumentów, opiniowanie umów oraz wsparcie przy problemach prawnych pojawiających się w działalności.
Zakres współpracy może być bardzo różny. Wszystko zależy od wielkości przedsiębiorstwa, branży i liczby spraw wymagających udziału prawnika.
Najczęściej bieżąca obsługa prawna przedsiębiorstw obejmuje:
- przygotowywanie i analizę umów,
- konsultowanie decyzji biznesowych,
- sporządzanie regulaminów i dokumentów wewnętrznych,
- przygotowywanie wezwań do zapłaty,
- prowadzenie korespondencji z kontrahentami,
- pomoc w sporach gospodarczych,
- wsparcie związane z zatrudnianiem pracowników,
- analizę odpowiedzialności przedsiębiorcy lub członków zarządu,
- przygotowywanie uchwał i dokumentacji spółek,
- reprezentowanie przedsiębiorcy podczas negocjacji,
- analizę ryzyka nowych przedsięwzięć.
W zależności od umowy kancelaria może rozliczać się z przedsiębiorcą godzinowo, poprzez miesięczny abonament albo w modelu mieszanym.
Przykładowo firma może posiadać miesięczny pakiet obejmujący określoną liczbę godzin pracy kancelarii. Jeżeli wykorzystanie przekroczy ustalony limit, dodatkowe czynności są rozliczane według osobnej stawki.
Takie rozwiązanie pozwala zachować dostęp do prawnika bez konieczności tworzenia własnego działu prawnego.
Kiedy stała obsługa prawna firmy zaczyna się opłacać?
Nie istnieje jedna granica liczby pracowników czy wysokości obrotów, po której przedsiębiorca powinien podpisać umowę z kancelarią. Znacznie ważniejsza jest liczba zdarzeń prawnych pojawiających się podczas prowadzenia biznesu.
Stała współpraca zaczyna być szczególnie uzasadniona, gdy właściciel przedsiębiorstwa kilka razy w miesiącu potrzebuje pomocy przy umowie, windykacji, sporze, zatrudnieniu pracownika lub interpretacji przepisów.
Dobrym sygnałem jest również sytuacja, w której decyzje prawne zaczynają zajmować właścicielowi firmy zbyt dużo czasu.
Przedsiębiorca zamiast rozwijać sprzedaż zastanawia się wtedy:
- czy podpisać przesłaną umowę,
- czy określona kara umowna jest bezpieczna,
- jak odpowiedzieć kontrahentowi,
- czy można wypowiedzieć umowę,
- jak zabezpieczyć płatność,
- jak przygotować regulamin,
- jak reagować na reklamację,
- jak odzyskać należność.
Jeżeli podobne problemy występują regularnie, pojedyncze konsultacje mogą być mniej wygodne niż stała obsługa.
Dodatkową korzyścią jest znajomość przedsiębiorstwa przez kancelarię. Prawnik współpracujący z firmą od kilku miesięcy zna jej model biznesowy, typowych kontrahentów, stosowane umowy oraz potencjalne ryzyka.
Przy każdej nowej sprawie nie trzeba więc od początku tłumaczyć całej działalności.
Dlaczego prawnik powinien sprawdzać umowę przed jej podpisaniem?
Jednym z najczęstszych powodów korzystania ze stałej obsługi prawnej są umowy. W praktyce właśnie na etapie ich podpisywania można wyeliminować wiele przyszłych problemów.
Niebezpieczne postanowienia nie zawsze wyglądają groźnie na pierwszy rzut oka. Problem może dotyczyć sposobu rozwiązania umowy, odpowiedzialności za opóźnienia, wysokości kar umownych albo warunków płatności.
Prawnik powinien zwrócić uwagę między innymi na:
- dokładny zakres świadczenia,
- terminy realizacji,
- sposób odbioru prac,
- zasady płatności,
- odpowiedzialność stron,
- kary umowne,
- możliwość wypowiedzenia umowy,
- automatyczne przedłużenie współpracy,
- poufność,
- prawa do rezultatów pracy,
- zasady rozwiązywania sporów.
Szczególnie ostrożnie należy analizować umowy przedstawiane jako „standardowe”. Określenie to nie oznacza, że dokument jest neutralny.
W praktyce wzór najczęściej został przygotowany w interesie podmiotu, który go przedstawia.
Przykład może stanowić umowa na usługę wykonywaną przez dwanaście miesięcy. Na pierwszy rzut oka wynagrodzenie wygląda atrakcyjnie, ale dokument przewiduje automatyczne przedłużenie umowy oraz bardzo ograniczoną możliwość wcześniejszego wypowiedzenia.
Przedsiębiorca zauważa problem dopiero wtedy, gdy chce zakończyć współpracę.
Koszt analizy dokumentu przed podpisaniem jest zazwyczaj znacznie łatwiejszy do przewidzenia niż koszt późniejszego sporu.
Czy mała firma potrzebuje stałej obsługi prawnej?
Tak, ale nie każda mała firma potrzebuje od razu rozbudowanego abonamentu prawnego. Decyzja powinna zależeć od rodzaju działalności i częstotliwości problemów prawnych.
Jednoosobowy przedsiębiorca realizujący kilka prostych zleceń miesięcznie może potrzebować jedynie okazjonalnej konsultacji.
Inaczej wygląda sytuacja firmy, która:
- zatrudnia pracowników,
- korzysta z podwykonawców,
- sprzedaje towary lub usługi klientom,
- prowadzi sklep internetowy,
- zawiera wiele umów B2B,
- realizuje duże kontrakty,
- działa w branży regulowanej,
- posiada znaczące należności od klientów.
W takim przypadku nawet niewielkie przedsiębiorstwo może generować znaczną liczbę zagadnień prawnych.
Warto więc patrzeć nie na wielkość firmy, lecz na skalę ryzyka prawnego.
Firma zatrudniająca pięć osób może potrzebować więcej pomocy prawnej niż przedsiębiorstwo zatrudniające trzydzieści osób, jeżeli działa w bardziej skomplikowanym modelu biznesowym.
Znaczenie ma również wartość pojedynczych transakcji.
Jeżeli przedsiębiorca realizuje kontrakty o wysokiej wartości, nawet jedna niekorzystnie skonstruowana umowa może mieć istotne konsekwencje finansowe.
Stała obsługa prawna a zatrudnianie pracowników
Rozwój firmy często oznacza pojawienie się zagadnień związanych z prawem pracy. Dotyczą one nie tylko samych umów, lecz również organizacji zatrudnienia.
Przedsiębiorca może potrzebować konsultacji dotyczącej:
- zawierania i rozwiązywania umów,
- regulaminów obowiązujących w zakładzie pracy,
- odpowiedzialności pracowników,
- zakazu konkurencji,
- poufności,
- czasu pracy,
- urlopów,
- zmian warunków zatrudnienia,
- sporów z pracownikami.
Najwięcej problemów pojawia się zazwyczaj wtedy, gdy decyzja została już podjęta, a przedsiębiorca dopiero później sprawdza jej skutki prawne.
Przykładem może być rozwiązanie współpracy z pracownikiem bez wcześniejszej analizy dokumentacji. Jeżeli procedura została przeprowadzona nieprawidłowo, firma może później zostać zmuszona do udziału w sporze.
Znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wcześniejsze skonsultowanie planowanego działania z prawnikiem.
Stała obsługa prawna pozwala właśnie na takie podejście. Zamiast naprawiać skutki decyzji, przedsiębiorca może ocenić ryzyko przed jej podjęciem.
Czy kancelaria może pomóc w odzyskiwaniu należności od kontrahentów?
Problemy z płatnościami należą do najczęstszych trudności występujących w działalności gospodarczej. Im większa liczba klientów, tym większe prawdopodobieństwo pojawienia się zaległych faktur.
Stała współpraca z kancelarią może uporządkować proces dochodzenia należności.
Schemat działania może wyglądać następująco:
- przedsiębiorca samodzielnie przypomina klientowi o płatności,
- brak reakcji powoduje przekazanie sprawy kancelarii,
- prawnik analizuje dokumentację i przygotowuje wezwanie do zapłaty,
- strony mogą rozpocząć negocjacje dotyczące spłaty,
- jeżeli należność nadal nie zostanie uregulowana, rozważane jest skierowanie sprawy na drogę sądową.
Duże znaczenie ma szybkość reakcji.
W praktyce zaległości pozostawiane przez wiele miesięcy mogą być trudniejsze do odzyskania, zwłaszcza jeżeli sytuacja finansowa kontrahenta stopniowo się pogarsza.
Prawnik może również pomóc wcześniej, jeszcze przed powstaniem należności. Odpowiednio skonstruowana umowa powinna jasno określać termin płatności, warunki odbioru usługi oraz konsekwencje niewykonania zobowiązania.
Dlatego skuteczna obsługa prawna nie powinna ograniczać się wyłącznie do windykacji. Ważniejsze jest stworzenie procedur ograniczających ryzyko powstawania trudnych do odzyskania należności.
Abonament prawny czy pojedyncze konsultacje – co wybrać?
Oba modele mogą być dobre. Wybór zależy od tego, jak często firma potrzebuje pomocy.
Pojedyncze konsultacje prawne są zazwyczaj odpowiednie, gdy problemy występują sporadycznie. Przedsiębiorca płaci wtedy za konkretną analizę, dokument albo konsultację.
Abonament prawny sprawdza się lepiej, gdy pytania pojawiają się regularnie.
Stałe rozliczenie może obejmować określoną liczbę godzin albo ustalony katalog usług.
Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić:
- ile godzin pracy kancelarii obejmuje abonament,
- jakie czynności wliczone są w miesięczną opłatę,
- jak rozliczane są dodatkowe godziny,
- czy niewykorzystane godziny przechodzą na kolejny miesiąc,
- czy reprezentacja sądowa jest dodatkowo płatna,
- jaki jest standardowy czas odpowiedzi,
- z kim przedsiębiorca będzie się kontaktował.
Najtańszy abonament nie zawsze oznacza najlepszą ofertę.
Znacznie ważniejsze jest to, czy zakres współpracy odpowiada rzeczywistym potrzebom firmy.
Jeżeli przedsiębiorstwo potrzebuje przede wszystkim analizy umów handlowych, nie ma sensu wybierać szerokiego pakietu zawierającego usługi, z których prawdopodobnie nigdy nie skorzysta.
Jak wybrać kancelarię do stałej obsługi firmy?
Przedsiębiorca powinien przede wszystkim sprawdzić, czy kancelaria posiada doświadczenie w obsłudze podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.
Znajomość prawa jest podstawą, ale w obsłudze biznesu liczy się również rozumienie realiów przedsiębiorstwa.
Dobra porada prawna powinna odpowiadać nie tylko na pytanie „co wynika z przepisów?”, ale również „jakie rozwiązanie jest rozsądne biznesowo przy określonym poziomie ryzyka?”.
Warto zwrócić uwagę na kilka elementów.
Zakres specjalizacji
Kancelaria powinna posiadać kompetencje odpowiadające działalności klienta. Firma produkcyjna może potrzebować innego rodzaju wsparcia niż sklep internetowy, firma budowlana czy przedsiębiorstwo technologiczne.
Sposób komunikacji
Przedsiębiorca powinien otrzymywać odpowiedzi zrozumiałe również dla osoby bez wykształcenia prawniczego.
Sama informacja, że określone rozwiązanie „może powodować ryzyko”, jest mało użyteczna. Znacznie wartościowsza jest odpowiedź wskazująca, jakie ryzyko istnieje, jak duże może być i w jaki sposób można je ograniczyć.
Czas reakcji
W biznesie część decyzji musi zostać podjęta szybko. Dlatego warto ustalić, w jakim czasie kancelaria odpowiada na standardowe zapytania oraz czy możliwe są konsultacje w sprawach pilnych.
Model rozliczenia
Koszt współpracy powinien być przejrzysty. Przed podpisaniem umowy warto wiedzieć, co dokładnie obejmuje abonament i jakie działania będą rozliczane dodatkowo.
Znajomość firmy
Największą wartością długoterminowej współpracy jest możliwość poznania przedsiębiorstwa przez prawnika. Dzięki temu kolejne konsultacje mogą być szybsze i bardziej dopasowane do rzeczywistego modelu działalności.
Ile może kosztować brak stałej obsługi prawnej?
Koszt obsługi prawnej łatwo zauważyć, ponieważ pojawia się na fakturze kancelarii. Znacznie trudniej policzyć koszt problemów, których można było uniknąć.
Może nim być:
- nieściągalna należność,
- kara wynikająca z niekorzystnej umowy,
- konieczność prowadzenia procesu,
- koszt rozwiązania wadliwej umowy,
- spór z pracownikiem,
- utrata kontraktu,
- dodatkowe koszty związane z opóźnieniem projektu.
Do tego należy doliczyć czas właściciela firmy.
Jeżeli przedsiębiorca przez kilka godzin analizuje dokument, którego znaczenie prawnik może ocenić znacznie szybciej, rzeczywistym kosztem jest również utracony czas, który mógł zostać przeznaczony na prowadzenie biznesu.
Nie oznacza to oczywiście, że każda firma powinna posiadać stałą obsługę prawną. Mikroprzedsiębiorstwo wykonujące kilka prostych usług miesięcznie może przez długi czas korzystać jedynie z pojedynczych konsultacji.
Moment zmiany modelu pojawia się wtedy, gdy problemy prawne zaczynają występować regularnie albo konsekwencje potencjalnego błędu stają się istotne finansowo.
W praktyce stała obsługa prawna firmy najbardziej opłaca się przedsiębiorstwom, które chcą traktować prawnika nie jako osobę wzywaną dopiero w przypadku konfliktu, lecz jako doradcę pomagającego bezpiecznie zawierać umowy, organizować współpracę z pracownikami i kontrahentami oraz ograniczać ryzyko jeszcze przed powstaniem problemu.